第一章 新情况， 新做法
搞定的宗旨
写作本书的宗旨在于： 帮助你在任何必要的时候， 都能达到高效和放松的境界。 多年来， 经过与世界各地有着不同背景的各种类型、 各个年龄层的人们分享本书信息和一系列最佳做法， 我可以明确保证： 它的确管用。
搞定方法论的基础
本书中的这套方法， 完全基于三个主要目的： （ 1） 收集所有需要处理或者对你有用的事情（ 现在的、 以后的、 某一时间的； 大的、 小的、 不大不小的） ， 把它们统统置入一个脱离大脑意识的、 条理分明的、 可靠的系统中； （ 2） 指导自己在获取任何“输入信息”（ 也就是接手任何任务） 的前期就进行分析和决策， 以确保随时拥有一套可以执行或重新协调的“下一步行动”可行清单； （ 3） 管理、 协调所有相关内容， 履行你在任何时间点对自己和他人做出的各种承诺。
有效地处理内心的承诺
人们对自己做出的承诺或者承担的义务管理不当， 导致他们承受着重重压力的折磨。 所以， 学会对承诺事项加以控制， 可以有效缓解压力。 即使是那些并没有明显体验到压力的人，如果他们学会了更加有效地对生活中悬而未决的问题加以控制， 那么在放松自我、 集中精力、 提高效率方面也会有明显的改善。恐怕你已经与自己达成了许多协议（ 这一点也许你根本没有意识到） 。 而每一项协议， 无论大小， 都时时刻刻被你自身的无意识所紧密追随。 这些就是“未完成的事情”或者“悬而未决的问题”。 它们可能是“根除世界上的饥饿问题”这类重大事务， 也可能是“雇用一个新助手”之类的一般性事件， 或是“更换走廊灯泡”一类的琐碎小事。
任何没有找到应有的位置和恰当存在方式的事务， 都会盘踞在我们的脑海中， 成为悬而未决的问题。
管理承诺时的基本要求
如果希望出色地管理好所有的工作， 那么， 你需要做到下面几点：
第一， 如果这件事总占据着你的头脑， 你的思维就会受阻。 任何一件你认为还没有完成的事情， 都必须被置于一个客观、 可靠的体系中，或者是我称为“文件夹”的工具之中——必须经常回访并予以清理。
第二， 在明白你的工作到底是什么后， 你还必须做出判断： 需要采取什么行动来推动工作进程。
第二， 在明白你的工作到底是什么后， 你还必须做出判断： 需要采取什么行动来推动工作进程。
第三， 一旦决定了需要采取的行动方案， 你必须在某一个你会经常查阅的系统中保存好与这些行动相关的提示信息。
思考的体验训练
我建议你拿笔记下目前盘踞在你大脑中的那些最重要的工作或状况。 哪一件事最让你心烦意乱？ 哪一种情况最容易分散你的注意力？ 哪一个问题令你兴趣浓厚？ 或者哪一种局面以哪种方式消耗了你大量的精力？ 也许， 正是“摆在你面前的”某项工作或者某种状况必须要处理， 而且越早处理越好。
也许， 你马上就要背上行囊外出度假。 出发之前， 你还有几个重大决策要敲定。 你刚刚收到的电子邮件事关部门某个亟待解决的新问题。或许你刚刚继承了一笔600万美元的遗产， 而你不知道该如何处置它，等等。
明白了吗？ 好， 请用简单的一句话来描述一下， 你希望得到的理想结果是什么。 换句话说， 事情怎样才算得上是完成了呢？ 这可能非常简单， 就像“去夏威夷度假”、 “处理有关客户X的事情”、 “与苏珊协调大学里的情况”、 “弄清新的部门管理结构”、 “实施新的投资策略”， 或者“研究关于曼纽尔阅读问题的解决方案”。 你现在都清楚了吗？ 好极了。
现在， 请写下为了推动事情的进展， 你需要采取的下一步实际行动。 假设你手头没有其他事情， 只有这一件事情需要立即完成， 那么你
下一步的具体行动是什么？ 你会不会给某人打电话或者发短信？ 会不会写一封电子邮件？ 会不会取出纸和笔， 来一场头脑风暴？ 会不会去上网搜索数据？ 会不会去五金店买钉子？ 有没有可能与你的伙伴、 助手、 律师或你的老板面对面地谈上一会儿呢？ 你会怎么样呢？
你找到答案了， 是吗？ 好极了。
你能从这短短2分钟的思考中挖掘出什么有价值的东西吗？ 如果你同那些在研讨会上完成此项训练的大多数人一样， 那么， 你就会体验到， 至少你的控制力增强了一点， 精神放松了一些， 注意力也更集中了。 此外， 对于某些长久以来一团乱麻的局面， 你似乎也有了动手解决它的冲动。 设想一下， 在生活和工作中， 这种驱动力放大1 000倍时将会是怎样一番景象。
人们会进行很多思考， 但大多数思考只涉及某个问题、 项目或者某种状况——而不涉及思考本身。 如果你真的采用了书中建议的措施， 你就需要构建以结果和行动为导向的思维方式， 而这种思维方式需要你有意识地进行培养。 因为人的反应是自发的， 而思维却不是。
为什么有些事情总是萦绕在心头
在通常情况下， 你对一些事情总是念念不忘， 这是因为你希望它们的状况能有所改善， 另外：
- 你还没有明确地认定它们的预期结果是什么。
- 你还没有确定你下一步的具体行动到底是什么。
- 你还没有把关于预期结果和即将采取行动的提示信息存入你所依赖的系统中去。
这就是为什么你忘不掉这些事情的原因了。 直到你澄清了所有问题， 做出一切必要的决定，并把预期结果保存到那个系统中去（ 同时要确保你能在必要情况
下随时访问和查询这个系统） ，你的大脑才会放松下来。 你可以骗过别人， 但是你却无法愚弄自己的大脑。 它能够明察秋毫： 你是否已经做出了必要的决定， 是否已经把有关预期结果和行动的提示信息寄存于一个安全可靠的地方， 以便这些信息能在恰当的时候提醒你采取行动。 [4] 如果你没有做好这些工作， 那么， 你的大脑就一分钟也不会停止运转。 通常情况下， 当你对某件事还没有依照上述的处理方法处理时， 你的某根神经仍然会持续不断地对你施加压力， 这只会增加你的精神负担。
最重要的技巧： 把一切事务赶出大脑
如果你把所有事务都存储在大脑里， 那么， 你就无法真正地获得我承诺的那种轻松控制感。 你将发现， 这套方法中包含的那些行为和技巧是你早就掌握的。 但与其他方法不同的是， 必须将“材料”全部存入文件夹中， 而不是遗留在大脑中。 这套方法适用于一切事务——重大的或者微小的， 私人的或者工作上的， 突发的或者常规的， 绝无例外。
通常， 盘踞在你脑中问题的数量与解决问题的效率成反比。
第二章 掌控生活： 横向管理工作流程的5个步骤
收集
百分之百地收集一切“未竟之事”
你需要寻找和收集你的一切未竟之事， 无论大小、 轻重、 缓急， 只要是那些等待处理的、 需要改进的、 引起注意的事务， 都要收集起来。
悬而未决的事务存在两个地方， 即任务所处的实际位置和你的大脑。 大脑中的未竟之事会折磨你的心志， 从而分散你的注意力。——卜拉马· 库马里斯
成功收集的三个必要条件：
1.把一切赶出你的大脑
每一件悬而未决的事情都必须存储在你的收集系统中， 而不是在你的大脑里。
如果你还在利用自己的大脑来追踪多个事务的进展， 那么你自然会丧失使用和清空工作篮（ 或者其他收集工具） 的动力。大多数人之所以并不把这些收集
工具放在心上， 是因为他们知道， 这些工具所收集的事务并不完整。 在他们的工作篮和大脑中， 都存放着一部分未竟之事， 因此， 他们无法完全信任其中的任何一个。 这就导致他们的大脑处于两头兼顾、 疲于奔命的状态之中。
2. 尽量减少收集工具的数量
你应该尽可能地控制收集工具的数量， 越少越好， 够用即可。
在你的职业生涯当中， 你也许会发现， 一些工作上的好点子往往不是在工作时间产生的（ 通常是在你休息的时候产生的） 。 如果能够利用高效的收集工具来辅
助你的思考， 那么你便获得了掌控自己世界的法宝。
通过最少的收集工具收集具有潜在意义的所有新事务， 可以使你轻松审查并评估这些新事务的性质。
3. 定期清空收集工具
你必须定期清空这些设备。清空并不意味着完成，如果你无法立即完成它， 那么把这些行动组织整理到你的系统中就行。 千万不要把它丢弃， 或者再次放回到工作篮中去！
清理
什么是项目？
我是这样给项目下定义的： 任何一个需要多个步骤才能完成的任务。 这就意味着你的“项目清单”中会出现一些你以前不会视为项目的小事情。 我对项目如此定义的根据是： 如果某项工作不能一步完成的话，那么， 你就需要建立某种机制来提醒自己还有事情尚未处理。 如果你没有建立这样一个提醒机制的话， 这件事情很有可能会回到你的大脑中，重新成为一个盘踞在你大脑中的悬而未决的问题， 并时刻干扰你的工作。 另外， 我们也可以将项目视为一系列未竟之事。
回顾
成功的关键因素： 每周回顾
一切需要采取行动的事情， 我们都应当对其进行定期的回顾， 以使我们的大脑不再花费精力来记忆和回想这些事情。 我们无时无刻不在凭借我们的直觉对某些行动做出快速的判断， 要保证这些判断的正确性，我们也必须有机会从更高的角度俯看全局。 根据我的经验（ 这也是成千上万人总结出来的经验） ， 使这些事项转化为行动的关键就是： 每周回所有悬而未决的事务： “项目”清单（ 包括现行项目规划） 、 “下一步行动”、 “议事日程”、 “等待处理”， 甚至“将来/也许”清单， 都应该每周回顾一次。
你自己也同时得到一次机会， 确认大脑中无牵无挂， 而且过去几天中的零星琐事已经统统被收集、 处理并组织起来了。
每周回顾应该完成以下任务：
- 收集和加工处理所有的“ 材料” 。
- 回顾整个系统。
- 更新各类清单。
- 做到彻底、 清楚、 实时和完整。
大多数人并未真正拥有一个完善的、 没有疏漏的系统， 他们之所以无法从回顾中真正有所收获， 正是因为他们无法做到总揽全局。 他们总是模糊地感觉好像还有些事情被漏掉了。 而一个完善的系统将形成一个良性循环： 你建立的系统越完备， 你就越信赖它； 你越信赖它， 你就越有坚持运行这个系统的内在动力， 而每周回顾则是保持系统完善性的关键步骤。
执行
1、确定某一时刻具体行动的“四标准法
- 情境
- 有多少时间
- 有多少精力
- 重要性
2、确认每日工作的“三分类法”
当你着手处理事务， 也就是人们在一般情况下提到的“工作”时， 你可能是在从事以下3种不同类型的活动：
1、执行事先安排好的工作。
当你执行事先安排好的工作时， 你实际上是在按照“下一步行动”清单和日程表， 不断地向前推进着去落实那些你早已经确定了的行动， 或者控制工作流程的运转。 例如， 按照电话清单拨打电话， 记录头脑风暴的成果， 参加会议， 或者起草要同律师磋商的问题清单。
2、处理突发事件。
通常会有一些预料之外的事情突然冒出来， 你可能不得不放下手头的工作来应对这些紧急情况。 例如， 你的合作伙伴走进了你的办公室， 希望同你谈一谈新产品发布的安排情况， 结果你就放下手头正在处理的工作同她聊了起来。 每天你都会碰到一些突发事件， 你
肯定会为此付出一定的时间和精力。 但如果你转而处理这些突发事件，那就证明你认为这些事情要比你此时必须完成的那些工作更加重要。
3、安排自己的工作。
安排你的工作， 这包括清空你的工作篮， 处理你的语音信息和电子邮件， 整理你的会议记录， 并把一项项新工作分解成多项具体的、 可操作的行动。 在你加工这些信息的过程中， 毫无疑问，你随手解决了那些用不了两分钟就可以完成的事情（ 处理突发事件的另
一种形式） ， 同时把其他事情分类归档。 在这个过程中， 相当大的一部分工作是明确那些需要去做， 但不能立刻执行的行动， 并将它们分门别类地编入你的行动清单。
3、总体检视工作的“六层次法”
事情的重要性是决定你行动选择的基本根据。 但是， 并没有一个可靠的模型或工具能够帮你确定实际工作中各项任务的优先级别。 为了明确到底哪些工作才是最重要的， 我们必须首先搞懂我们工作到底是为了什么。 至少可以从六个不同的层次对此进行审视。 我们可以用视野即知觉距离的概念进行类比。 就像从一幢建筑物里往外看， 你会在不同的楼层看到不同的景象。
- 5楼视野： 目的和原则。
- 4楼视野： 愿景。
- 3楼视野： 目标。
- 2楼视野： 关注点及责任范围。
- 1楼视野： 当前项目。
- 地面： 当前行动。
地面：当前行动
在你的行动清单上， 堆积着需要处理的一切事务： 所有你需要打的电话， 所有等待回复的电子邮件， 所有要外出处理的事情， 还有你打算向老板汇报的日程安排， 以及希望同生活伴侣交流的信息。 即使地球停止转动、 你不再接收更多的任务和信息， 你大概也要处理超过100件这样的事项。
1楼视野： 当前项目
当前需要完成的工作， 通常数量在30~100项之间。 这些都是你希望在相当短的时间内取得成效的事情。 例如， 为家里购置一台电脑， 组织一次销售会议， 把公司总部迁往新址， 去看牙医等
2楼视野： 关注点及责任范围
你的兴趣及承担的责任和义务， 让你承担了之前的各种工作。 在生活和工作的重点领域里， 你希望各个方面都能取得一定的成果或者保持一定水准。 在工作方面， 你的责任可能包括若干方面， 如战略计划、 行政支持、 员工培训、 市场调研、 客户服务或者资产管理。 此外， 你的个人生活中也有很多领域需要你关注： 健康、 家庭、 财务收支、 住宅环境、 宗教信仰、 娱乐休闲等。 这些并不是必须完成的事项， 可以将其作为评估我们的经验和行动的标准， 以使我们在工作和生活方面保持均衡和可持续发展。 将这些责任和义务一并诉诸文字， 并经常回顾检视， 将有助于你更加全面地对自己的项目清单进行分析和评估。
3楼视野： 目标
在生活的不同领域， 你希望有哪些新的体验？ 通过1~2年的努力， 要为自己的工作开创一个什么样的新局面？ 随着一些新的责任和义务的产生， 你需要经常调整自己的工作重心， 以完成所制定的目标。在个人生活领域， 情况也大同小异， 你希望某些事情尽快完成， 这将增加你对生活中某些方面的关注，同时减少对其他方面的关注。
4楼视野： 愿景
展望未来3~5年的发展前景， 你必定会从一个更加广阔的角度着眼： 管理策略、 周边环境发展的趋势、 事业和生活转变的条件。 内在的因素包括事业、 家庭、 财务以及生活质量诉求和考量方面的长期目标； 外部因素包括技术进步、 全球化进程、 市场趋势及竞争等， 这些势必都会影响到你的工作和组织整理方法。 而在这一层面的决策将会影响前述各个层面的内容。
5楼视野： 目的和原则
这就是我们整个生活的全景。 你的公司为何存在？ 你自己为何存在？ 你真正在乎的事情是什么？ 事物的核心意义会指明它的发展方向。 本层是整个检视系统的最高层， 是生活的终极指南。 你制定的所有目标、 前景展望、 规划、 行动都由此决定， 也都为此服务。